Условия хранения бумажных документов

Практически в каждой компании есть (или, по крайней мере, должен быть) архив. Для его создания, как правило, привлекают профессионалов, а для хранения выбирают либо подходящее для этого помещение в компании, либо — внеофисное хранение.

Если вам интересна процедура архивной обработки документов или то, как организованы профессиональные хранилища, вы можете прочитать о этом подробнее на сайте специалистов в этой сфере. А в данном тексте речь пойдет о том, в каких физико-климатических условиях нужно хранить бумажные документы.

Почему это важно?

Архив предназначен для того, чтобы документы хранились как можно дольше. В этом и заключается его предназначение. Но если поместить бумаги в неподходящие условия, то они достаточно быстро придут в негодность. Причем, произойдет это по такой нелепой причине, как повышенная влажность.

То есть никакой, даже самый грамотно сформированный архив не сможет выполнять свои задачи, если его разместить в неправильно подобранном месте.

Температура

Идеальные условия для бумажных носителей — прохлада. Температура воздуха должны держаться на уровне 17-19°C и, что очень важно, быть стабильной!

По правилам, температура может быть и ниже (но не выше!), однако если в помещении будет слишком холодно, то там будет некомфортно находиться людям.

Еще один важный момент — акклиматизация. Если вы переносите документы из одного помещения в другое, рекомендуется не размещать их сразу на полках, а просто оставить «отстояться» и привыкнуть к новым условиям на трое суток.

Относительная влажность

Влажность воздуха считается одним из самых важных показателей. Оптимальный уровень — 40%, допускается диапазон от 30% до 50%. Но — опять же — очень важно поддерживать постоянный уровень влажности. К примеру, в профессиональных хранилищах это делают с помощью специального оборудования.

Влажность важна, так как если будет слишком сухо, бумага станет разрушаться и сыпаться, а при высокой влажности на ней могут появиться плесень и микроорганизмы.

Чистота воздуха

Еще один важный параметр — чистота воздуха. Помещение должно хорошо вентилироваться, так, чтобы из него удалялись пыль, различные мелкодисперсные частицы и газ.

Все перечисленные выше загрязнения негативно влияют как на состояние самой бумаги, так и на напечатанный или написанный на ней текст.

Освещенность

Для лучшей сохранности бумажные носители хранят в затемненном помещении. Для бумаги вредны все части спектра света, поэтому защищать ее нужно не только от ультрафиолета.

Максимальный порог освещенности при хранении — 50 люкс, лучше придерживаться уровня в 10 люкс. Для дополнительной защиты от света документы размещают в папках и коробах с крышками.